مرکز اسناد و مدارک فنی
فعالیت ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان به صورت اسناد و مدارک و با صرف وقت و هزینه های فراوان فراهم می آید. این اسناد و مدارک حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی هستند که در تعالی اهداف سازمانی نقش مهمی دارند و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه ها و تصمیم گیری در خصوص نحوه اجرای آنها محسوب می شوند.
بنابراین نگهداری و مدیریت صحیح اسناد و مدارک از دغدغه های اصلی هر سازمان به شمار می آید. تمامی سازمانها و شرکتها بدون توجه به اندازه و نوع سرويس و خدماتی که ارائه می نمايد، در طول دوران حيات خود به توليد حجمهای بسيار زيادی از اطلاعات و اسناد مبادرت می نمايند که با گذشت زمان نيازمندی به مديريت آن اسناد و اطلاعات جزو بزرگترين دغدغه های مديران آن سازمانها خواهد گرديد. لذا ایجاد این مرکز در راستای مدیریت اسناد از اهمیت بالایی برخوردار می باشد.
مهندسی اسناد یعنی آنالیز، طراحی ساختار و روش مدیریت دوره عمر اسناد به شکلی که بتوان اسناد را برای کاربردهای مهندسی و تجاری بصورت مناسب در اختیار داشت . این واحد با هدف جمع آوری، مستند سازی، طبقه بندی، نگهداری و کنترل اسناد و مدارک فنی بصورت منسجم و یکپارچه ( Hard Copy و دیجیتالی ) تشکیل گردیده است.
از مهمترین اهداف این مرکز می توان به موارد زیر اشاره کرد :
- ارائه یک روش مناسب جهت کدگذاری (کدینگ) اسناد و مدارک سازمان
- تبدیل نمودن اسناد فیزیکی موجود در سازمان به نسخه های الکترونیکی
- ارائه راهکارهای مناسب جهت پردازش، ارسال و توزيع اسناد و اطلاعات در سازمان
- امکان تنظیم سطوح دسترسی مختلف به اسناد و اطلاعات
- ارائه راهکارهای پايدار در خصوص ذخيره سازی امن و بلند مدت حجمهای بسيار بالا از اطلاعات و اسناد
- ارائه راهکارهای مناسب جهت تخمين نرخ رشد اسناد در سالهای آتی و جلوگيری از افزونگی اطلاعات در سازمان
- امکان جستجوی سریع و دقیق اسناد
- دسته بندی اسناد و مدارک فنی سازمان
- ارائه روشهای امحاء (نابود سازی) اسناد و اطلاعاتی که زمان عمر آنها سپری گشته است.
